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活动执行指南
浏览: 发布日期:2017-10-08

企业办一场公关活动往往需要大量的财力、物力、人力的输出,经常在举办公关活动期间会遇到很多意识不到的问题。那该如何避免这些问题呢,下方给大家分享公关活动中的执行流程和需要注意到的一些细节。

做活动的应该都清楚,例如:怕流程出错、现场出场让领导不满意的地方、也算不够、活动效果不好、甚至在活动现场出现让自已措手不及的事件发生,那该如何避免这些问题呢,今天给大家分享公关活动中的执行流程和需要注意到的一些细节。

一般公关活动执行流程分为以下几个大步骤:

一、场地布置

二、活动彩排

三、活动管理

四、费用清单

五、活动总结


场地布置


俗话说得好“万事开头”,公关活动难就难在选场和场地布置上面,那么该如何学会和场地方沟通呢,首先要做好前期的考察和确认工作:

1)确定公关活动的布置时间;

2)确定进场路线、例如,停车区域、卸货区域、是否有货梯,能通过物料的体积大小;

3)确定活动用电量、开头闸的位置;

4)确定客梯、楼梯、安全出口的位置;

5)确定特邀嘉宾的座位席以及休息室;

6)确定嘉宾签到台、展示区的位置;

7)确定座椅数量、摆放方式和座椅的样式;

8)确定嘉宾走动区域、茶歇位置等;

9)确定现场是否有网络以及覆盖情况;

10)确定现场灯光位置;

11)确定空调温度、讲台位置和调度;

12)确定停车场位置和数量;

13)确定活动现场的问呢 面积以及各区域面积;


其次就是活动中所需物料制作上的最终核对,如果提前检查出来问题也好抓紧时间进行更换;


1)仔细核对物料制作的数量、颜色、画面是否正确、LOGO、日期以及时间;

2)查看喷绘制作的质量,及时补救,如需要重新喷绘、调整颜色和加工制作等;

3)核查现场使用的材料是否真实;

4)工程预期是否按预期施工;

5)施工人员是否全部到位,对接施工负责人;

6)高规格的场地方可能需要施工人员的身份证和照片方可进场;

7)制作施工物料清单进度表,是否按期完成并确认返工的时间差;

8)现成可多准备一点各种颜色的双面胶或透明胶之类的,一些辅助小工具尽量多带;


接下来就是现场搭建并负责整个活动现场的施工项目完成情况;


1)运输现场物料的通道入口以及货梯的位置;

2)写好舞台、主背景板位置、测量前后的间距;

3)签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放;

4)活动指示牌、活动展架以及横幅的位置;

5)控制台、灯架以及音响及视频设备的位置;

6)现场施工人员应该注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗;


到这里基本上场搭建施工搭建工作基本完成了,但是你以为这就够了吗?你还需要充当“检查官”的角色,检查容易出现问题的环节,例如:


1)音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐;

2)接收主办方提供的客户资料,如:礼品袋、资料等等;

3)将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配;

4)检查活动当中所需的道具;

5)所有物料的画面、摆放位置是不正确;

6)嘉宾进会场路线上是否有杂物或者地毯有瑕疵的地方;

7)检查出问题就及时纠正;

 

活动彩排


1)首先确认彩排人员是否全部到位;

2)确认舞美灯光、音响设备是否调度到位;

3)确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间,活动前需要进行面对面沟通;

4)确定VIP嘉宾名单无误;如有改动及时和主持人沟通到位;

5)确认讲台上的桌花和摆放是否到位;

6)最后检查一下会场地面是否保持清洁;

活动彩排流程完成之后可以放松下,或者找个没人的地方稍做休息,接下来就是坐等活动开始啦!~

 

活动管理


会前


1)安排礼仪、工作人员负责嘉宾签到环节;

2)安排专门人员接待VIP嘉宾(具体可以和客户沟通);

3)安排礼仪给VIP嘉宾佩戴胸花;

4)安排礼仪人员引导嘉宾入场就座;


会中


1)安排工作人员为嘉宾开门关门;

2)活动开始前,和所有工作人员提前五分钟进行确认;

3)灯光show走起、音乐走起,主持人上场;

4)会中各个环节应该安排工作人员把控,启动仪式需要礼仪协助;

5)安排摄影摄像人员在会场四周随时拍照或摄影;


会后


1)VIP嘉宾离场时,安排专门按电梯或者有专车接送;

2)嘉宾全部离开场地之后,就开始撤展,并嘱咐施工人员注意安全;

3)与场地方进行场地费用结算,以及其他产生的费用;

4)提醒客户余下的资料是否要打包带走;

5)最后带回自家的物料,并检查是否有遗留之物;

 

费用清单


每场公关活动结束之后都需要有一份费用清单,一般会后的费用清单包括以下三种:

1)活动尾款催收;

2)演艺人员费用;

3)物料制作费用;

为了做到活动成本的精准度,尽可能地把所有成本都计算在内。在这个过程中,你会发现有很多意外产生的费用都要纳入到成本中,要注意不断更新成本表,根据变化增减相关项目产出的费用。

 

活动总结


活动之后做会后总结很关键,并不是活动做完了就不管不问,而且需要收集一些活动后的客户反馈数据,为下次活动积累宝贵的经验,同样的错误决不能出现在下次活动身上。

1)收集活动的拍摄照片和视频;

2)提交客户满意调查表,并抄送给上级领导;

3)媒体新闻通稿的收集,整理归档发给客户;

4)结算活动尾款费用;

5)针对此次活动进行活动总结;


根据墨菲定律“任何事都没有表面看起来那么简单,会出错的事总会出错,如果你担心某种情况发生,那么它就更有可能发生”,基于这点用在公关活动当中是最好的活动执行警钟。


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